Redacción efectiva de reportes policiales.

QUE ES UN REPORTE

Un reporte policiaco o reporte de investigación es un documento, escrito, con un lenguaje claro y simple, en el cual el oficial de policía o agente plasma la narración de las acciones, personas, lugares, objetos, indicios y circunstancias que apreció mientras permaneció en la escena de un delito, o acontecimiento de relevancia jurídica.

Se integra por las observaciones y notas del agente, las declaraciones o manifestaciones de víctimas, testigos, ofendidos o autores del hecho, así como por los indicios u objetos relacionados con el delito, los cuales deberán ser apreciados de manera directa, siempre basándose en hechos objetivos.

PARA QUE SIRVEN LOS REPORTES

Se trata de un instrumento que permitirá mantener un registro de las actividades que se desarrollaron y la información obtenida en el transcurso de una investigación, permitiendo el archivo y conservación de dicho registro. Permite a los agentes conocer los elementos relevantes de un caso específico, aún y cuando la investigación se prolongue por cualquier circunstancia.

Cumple una función adicional, que será la de proveer al agente o a cualquier otra persona que lo requiera, con los datos necesarios para enterarse de la investigación, ya sea que se trate de una mera revisión o de que el caso cobre relevancia penal y sea presentado ante una corte, en cuyo caso permitirá al agente recordar los hechos con mayor claridad, así como proveerá a los fiscales y defensa de elementos para construir su caso.

QUE DEBE CONTENER UN REPORTE

El reporte deberá estar integrado por elementos puramente objetivos, es decir, que hayan sido percibidos por el agente mediante sus sentidos. Esto es, que el agente podrá plasmar en su reporte todo lo que vio, olió, escuchó, etc. Puesto que es la manera correcta de corroborar la información.

El agente deberá narrar las actividades que realizo al momento de llegar al lugar de los hechos, si observo a algunas personas, los datos mínimos de identificación de las mismas, su calidad de víctima, ofendido, testigo o probable responsable, etc.         

Deberá señalar toda la información que obtenga de estas personas, con el mayor detalle posible, a fin de ayudar al esclarecimiento de los hechos.

             

Siempre es buena idea incluir fechas, direcciones, nombres completos, descripciones físicas detalladas, y cualquier otro elemento que aporte claridad y certeza al contenido del reporte.

            

Adicionalmente, deberá plasmar en su reporte, los elementos u objetos que aporten indicios físicos a la investigación (evidencias) que el mismo observe en la escena, aún cuando no sea su trabajo la recolección de los mismos. Esto permitirá determinar si la escena sufrió alguna alteración, o si algún indicio fue manipulado o destruido previa recolección por el personal especializado.

COMO HACER UN REPORTE

             

No existe un solo método correcto de hacer un reporte. En general, se determina que los mismos deben cumplir cuando menos con características mínimas de contenido y forma, que permitan a los lectores una fácil comprehensión del mismo.

            

Debemos tomar en cuenta que previó a la redacción del reporte debemos contar con elementos que nos permitan plasmar la información que obtuvimos de la escena, ayudará al momento de redactar que tengamos a la mano notas, grabaciones o fotografías del lugar, las cuales, sin duda, harán el trabajo más fácil.

            

Es recomendable utilizar un lenguaje claro y preciso, decir las cosas “como son”; será mucho más entendible decir: “Carlos llegó en un coche azul”, a decir: “el probable responsable descendió de un vehículo automotriz color azul”. Si bien es obvio que la primera frase es más corta, también es más clara, ya que aporta mayores elementos de información que la segunda, la cual podría resultar confusa.

           

La redacción también deberá presentarse en primera persona, explicando cómo se hicieron las cosas, por medio de enunciados que expresen acciones, ejemplo: “yo pedí al hombre que soltara la pistola”, “yo aseguré la escena del crimen”, “yo auxilié al herido”. Debe evitarse a toda costa utilizar términos como “el suscrito”, “el de la voz”, etc. Que no aportan claridad a la redacción.

            

Procurar una redacción de párrafos y enunciados cortos ayuda a la comprehensión. Escribir más de 7 u 8 líneas por párrafo hace su lectura tediosa, no permitiendo al lector mantener la concentración. Se recomienda concretar ideas en un párrafo, para no extender una sola idea lo cual haga difícil su comprehensión.

             

Será de suma importancia el uso de signos de puntuación, recordemos que los puntos y comas existen para ayudarnos a separar ideas.

          

La gramática y la buena ortografía son elementos que hacen más amena la lectura y más fácil la comprehensión de un texto, hoy en día los procesadores de texto tienen herramientas que nos ayudan con esto y son de fácil uso, recordemos aprovecharlos.

             

Olvidémonos del uso de términos legales, los mismos pertenecen a los abogados, el policía debe expresarse en un lenguaje claro y común, que permita el entendimiento de las ideas que expresa.

             

Siempre es una buena idea tomarnos el tiempo de volver a revisar el reporte cuando acabemos de escribirlo, esto nos ayudara a determinar si el orden es correcto, si faltó algún elemento, si estamos utilizando un lenguaje claro, en caso de ser posible, pedir a alguien más que lo lea y nos diga si lo comprende es una buena idea.

APRECIACIONES FINALES

1. Tomar nota de lo que uno observa al momento de llegar al lugar de los hechos.

2. Tomar nota o grabar las declaraciones hechas por las víctimas, testigos, ofendidos, presuntos, etc.

3. De ser posible, tomar fotografías del lugar.

4. Mencionar la presencia de otros policías o cuerpos de auxilio, así como las actividades que los mismos realizan.

5. Señalar indicios, objetos o cualquier otro tipo de evidencia, así como las características de las mismas.

6. Elaborar el reporte lo más pronto posible, a razón de no permitir que se escapen a la memoria elementos relevantes.

7. Escribir usando un lenguaje común y claro, no incluir términos legales ni palabras rebuscadas.

8.  Dividir el texto en párrafos de 7 u 8 renglones cuando mas, procurando incluir en uno mismo las ideas y no extenderlas en 2 o más párrafos.

9. Narrar los hechos de manera cronológica, este orden permitirá un mejor entendimiento.

10. En caso de que el reporte se extienda a 2 o más páginas, incluir al principio del mismo un breve resumen de los hechos que contenga solo los elementos más relevantes.

11. Al igual que el caso anterior, si es un reporte extenso y detallado, realizar un índice del mismo, incluyendo título o subtítulos de los elementos será de gran ayuda, ejemplo: “Declaración del Señor López”, “Recolección de indicios”, etc.

12. Un dibujo, croquis, o fotografía pueden ayudar mucho al momento de elaborar o leer el reporte, de ser posible, deberán incorporarse los mismos. Acompañados de una breve explicación del contenido.

13. Siempre que se realice una actividad técnica, como la recolección de indicios, deberá especificarse el método empleado, ejemplo: “La pistola escuadra fue levantada con guantes y pinzas, y colocada en la caja, en la cual se aseguró mediante tiras plásticas”.